El alta del proveedor
Usted decide qué pide una vez y qué pide con cada factura: constancia de situación fiscal, opinión de cumplimiento 32-D, carátula del estado de cuenta, acta constitutiva, contrato o un dato como su número de proveedor. Cada requisito puede ser obligatorio, aplicar solo a personas morales, físicas o servicios especializados, y vencer cada cierto tiempo. Para servicios especializados hay un conjunto listo con el registro REPSE, las opiniones del IMSS y del INFONAVIT, el ICSOE y el SISUB.
La constancia y la opinión 32-D se leen solas: si son del RFC del proveedor, la opinión es positiva y son recientes, se aprueban sin que nadie las abra. Cada cuenta CLABE, también la primera, espera a que alguien con permiso la apruebe, para que nadie cambie a dónde se paga.
Lo que revisa cada factura
- Que sea para su RFC y que el SAT la tenga vigente.
- Que el proveedor no esté en la lista 69-B.
- Que el uso del CFDI, el método y la forma de pago, la moneda y la fecha cumplan sus reglas.
- Que los documentos del proveedor sigan vigentes.
- Que no pase de lo pendiente de su orden de compra.
El proveedor ve en ese momento qué está mal y cómo corregirlo. Puede subir hasta 25 XML a la vez; si usted no pide el PDF, se genera desde el XML.
Factura, orden y recepción
Cada concepto de la factura se compara con su línea en la orden de compra y, si lo pide, con lo que llegó al almacén: precio, cantidad, IVA y lo que no estaba en la orden. Una orden se puede facturar en varias facturas y una factura puede cubrir varias órdenes. Si una diferencia pasa su tolerancia, se retiene hasta que llega lo que faltaba, la nota de crédito del proveedor o una factura que la sustituye.
Aprobación, contrarecibo y pago
Las facturas se aprueban por niveles según su monto, o solas si no tienen ninguna observación. Al aprobarse, el proveedor recibe su contrarecibo con la fecha de pago, contada con sus días de crédito y movida al siguiente día hábil en que usted paga. Si el SAT cancela una factura ya aprobada, se detiene su pago. Si aún no usa el portal, haga uno a mano con el formato de contrarecibo.
Fiscalisto no paga por usted: descargue el archivo de pagos para su banca y marque cada factura como pagada. Si es PPD, le recordamos al proveedor su complemento de pago. Cada proveedor ve también su estado de cuenta y puede pedir pronto pago si usted lo ofrece. Pruébelo 14 días gratis, sin tarjeta, o vea cómo se compara con Focaltec.