Una comprobación, paso a paso
- El viaje: destino, fechas y motivo, y el anticipo si se le da dinero antes.
- Los gastos: con el XML, la fecha, el monto, el proveedor y la forma de pago se llenan solos; también se eligen de las facturas que llegaron con la descarga del SAT en las fechas del viaje.
- La aprobación: quien aprueba la aprueba o la devuelve con lo que hay que corregir. Quien la envió no puede aprobarla.
- El saldo: se registra el reembolso o la devolución y la comprobación se cierra sola en cero.
Lo que revisa la ley
Alimentos hasta $750 al día en México y $1,500 en el extranjero; renta de auto hasta $850; hospedaje en el extranjero hasta $3,850 (artículo 28, fracción V, de la Ley del ISR). Un pago de más de $2,000 en efectivo, o gasolina en efectivo, no se deduce (artículo 27, fracción III). De un restaurante fuera de viaje se deduce el 8.5%. Las facturas duplicadas en otra comprobación o canceladas en el SAT no se deducen. Cada comprobación muestra cuánto es deducible, cuánto no y por qué.
Su política
Ponga sus propios topes por categoría, al día, por persona o por gasto, en México y en el extranjero, cuántos días hay para comprobar después del regreso y hasta cuánto acepta sin factura. Un gasto que pasa un tope no se rechaza: se marca para quien aprueba y, si usted lo pide, necesita una nota.
Impuestos, nómina y contabilidad
Al aprobarse, cada factura se deduce en su ISR solo en la parte que permite la ley, y su IVA se acredita en la misma proporción. El siguiente recibo de nómina del empleado lleva la percepción 050 y la deducción 081, y en contabilidad todo pasa por la cuenta 107.01 «Funcionarios y empleados», que queda en cero al liquidarse.
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