Qué es
La orden de compra es el documento con el que una empresa le pide algo a su proveedor. Cuando el proveedor la acepta, es el acuerdo: contra ella se revisa lo que llega al almacén y lo que cobra la factura. No es un CFDI ni sirve para deducir; lo que se deduce es la factura del proveedor.
Qué lleva el formato
- Folio y fecha, para que el proveedor la cite en su factura.
- Su empresa y el proveedor: razón social y RFC de cada uno.
- Cada producto: código, descripción, cantidad, unidad y precio sin IVA.
- Subtotal, IVA y total, con la moneda y el tipo de cambio si no es en pesos.
- Entrega: almacén o dirección y fecha a más tardar.
- Pago: días de crédito y forma de pago.
- Quién la autoriza, y la referencia que el proveedor debe poner en su factura.
Llénela y descárguela en PDF con su logo, gratis, en el formato de orden de compra.
Un ejemplo
La OC-12 pide 500 tornillos a $2.00 sin IVA: subtotal $1,000, IVA $160, total $1,160, entrega en el almacén Norte a más tardar el 20 y 30 días de crédito. El proveedor confirma que manda 300 ahora y 200 en dos semanas. Llegan los 300 con una factura que cita la OC-12 a $2.10 la pieza: la cantidad coincide con lo recibido, pero el precio no. Usted decide si acepta la diferencia o pide una nota de crédito antes de pagar.
De la requisición al pago
- Requisición: un área pide comprar algo. Es interna (hay un formato gratis).
- Orden de compra: con proveedor, precio y condiciones, se aprueba y se le envía.
- Recepción: el almacén registra lo que llegó contra la orden.
- Factura: se compara con la orden y con lo recibido (la conciliación a tres vías).
- Contrarecibo y pago: al aprobar la factura, el proveedor recibe su contrarecibo con la fecha en que se le paga (o hágalo con el formato de contrarecibo).
Órdenes de compra en Fiscalisto
Haga la orden desde cero o desde lo que hay que surtir, pida aprobación si pasa de un monto y mándela al proveedor por correo, WhatsApp o enlace. El proveedor la confirma o propone cambios en su enlace. Lo que llega se recibe contra la orden, y la factura que cita la OC se une sola y se compara línea por línea: precio, cantidad, IVA y lo que no se pidió.
Con el portal de proveedores, el proveedor sube su factura ya revisada con el SAT y contra la orden, y recibe su contrarecibo al aprobarse. Para lo que usted vende, vea pedidos y listas de precios. Pruébelo 14 días gratis, sin tarjeta.