Envíe facturas por WhatsApp

Fiscalisto puede mandar sus facturas, cotizaciones y recordatorios de pago por WhatsApp, desde el número de WhatsApp Business de Fiscalisto y a nombre de su empresa. El mensaje lleva el PDF, un botón para ver el documento (y descargar el XML) y otro para No recibir más mensajes. El correo sigue siendo lo principal: WhatsApp es un medio más, solo para los clientes que aceptaron recibir ahí sus documentos.

Si no ve WhatsApp en el menú de Ajustes, todavía no está disponible para su cuenta. Mientras tanto, Compartir por WhatsApp abre su propio WhatsApp con el enlace del documento.

ActíveloCopiar enlace a esta sección

1. Abra Ajustes › WhatsApp.
2. Encienda Enviar documentos por WhatsApp. Solo quien puede editar la empresa lo cambia.
3. Si quiere que cada factura también salga por WhatsApp al timbrarla, encienda Al timbrar, enviar también por WhatsApp. Sale solo a los clientes con número que aceptaron; el correo sale igual que siempre.

En la misma página, Lo que recibe su cliente muestra los tres mensajes tal como se ven. WhatsApp solo deja que una empresa escriba primero con mensajes que aprobó, así que el texto es fijo: el nombre de su empresa, el del cliente, el folio y el importe van en cada uno.

Guarde el WhatsApp del clienteCopiar enlace a esta sección

En la ficha del cliente, pestaña Correos, escriba su Número de WhatsApp (10 dígitos, o con + y la clave del país si es de otro país) y marque Aceptó recibir sus documentos por WhatsApp. WhatsApp exige ese permiso: sin él no le enviamos nada por ahí. Si cambia el número, vuelva a marcarlo.

Envíe una facturaCopiar enlace a esta sección

1. Abra la factura y, en sus acciones, elija Enviar por WhatsApp….
2. Revise el número. Si el cliente no tenía el permiso guardado, marque que aceptó; lo guardamos en su ficha para no volver a preguntar.
3. Revise Así lo verá su cliente y pulse Enviar por WhatsApp.

Si prefiere mandarlo usted, Desde mi WhatsApp abre su propio WhatsApp con el enlace.

Envíe una cotizaciónCopiar enlace a esta sección

En Mandar la cotización, el botón WhatsApp abre el mismo envío: con el PDF de la cotización y el botón Ver cotización, donde el cliente la acepta o pide cambios. Mandarla por WhatsApp cuenta como enviada, igual que por correo.

Recuerde un cobroCopiar enlace a esta sección

En Cobranza, al Recordar cobro a un cliente, el botón WhatsApp le manda un recordatorio con cuántas facturas tiene pendientes y el saldo. Su botón Ver estado de cuenta abre el portal del cliente (si no tenía uno, se crea), donde ve sus facturas, las descarga y avisa si ya pagó. El recordatorio queda registrado como cualquier solicitud y se marca resuelto cuando esas facturas se pagan.

Siga cada mensajeCopiar enlace a esta sección

En Ajustes › WhatsApp, Mensajes enviados dice de cada uno si quedó Enviado, Entregado, Leído o No se entregó, y por qué. Si uno no se entregó (un número sin WhatsApp, por ejemplo), le llega un aviso en Alertas; mándelo por correo o corrija el número.

Para cuidar a sus clientes y al número de WhatsApp que comparten todas las empresas, cada empresa puede enviar hasta 500 mensajes en 24 horas, y el mismo documento al mismo número hasta 3 veces al día. Un doble clic nunca lo manda dos veces.

Ejemplo: una factura que sale solaCopiar enlace a esta sección

Papelería Tolpi encendió Al timbrar, enviar también por WhatsApp. Su cliente Cliente Industrial tiene guardado su número, 55 1234 5678, y marcado que aceptó. Al timbrar la factura A-128 por $1,160.00, el correo sale como siempre y, además, al cliente le llega por WhatsApp: «Hola, CLIENTE INDUSTRIAL. Papelería Tolpi le envía la factura A-128 por $1,160.00», con el PDF y el botón Ver factura. Minutos después, Mensajes enviados la muestra como Leído.

Si un cliente ya no quiere mensajesCopiar enlace a esta sección

Si toca No recibir más mensajes o responde «BAJA», deja de recibir los mensajes de su empresa por WhatsApp (solo de ella; sus correos siguen igual). Le llega un aviso en Alertas, su ficha muestra Pidió no recibir mensajes y el número aparece en Pidieron no recibir mensajes. Solo esa persona puede volver a recibirlos, respondiendo «ALTA» en el mismo chat.

Si el cliente escribe otra cosa a ese número, le contestamos que es un número solo de envío y le damos el correo de respuesta de su empresa.