FISCALISTO / AYUDA
Conserve evidencia y prepare una auditoría
Vincule contratos, entregables y comprobantes con facturas y contrapartes.
Agregue evidencia
Desde el detalle de una factura (pestaña Evidencia y archivos) o la ficha del proveedor, use Agregar evidencia, elija el tipo (contrato, entrega, foto, comprobante de pago u otro) y seleccione el archivo. Compruebe que pertenece a la operación seleccionada. Los PDF y las imágenes se pueden revisar con Vista previa sin descargarlos; el PDF de la propia factura también tiene su pestaña Vista previa.
Se admiten los tipos indicados en la pantalla, con un máximo de 20 MB por archivo y el espacio disponible que corresponda a su plan. Use nombres que permitan identificar el documento sin abrirlo.
Revise antes de retirar un archivo
Quitar una evidencia retira su registro visible; el archivo se conserva por la política de retención. No use esa acción como un método para borrar permanentemente información.
Prepare un expediente
En Exportar, seleccione el expediente de auditoría y revise RFC y periodo. El paquete reúne comprobantes, reportes y evidencia disponible. Verifique su contenido antes de compartirlo.
Dé acceso a un auditor
Un administrador puede generar un enlace de lectura para un periodo. Revise su vencimiento y compártalo solo con el auditor autorizado. Puede revocarlo cuando deje de ser necesario; las consultas y descargas quedan registradas.
Ejemplo de expediente
Para una compra de servicios, puede adjuntar contrato, entregable y comprobante de pago al proveedor o factura correctos. Nombre los documentos por periodo y operación y evite subir información de otro cliente. Compruebe luego que el expediente exportado los incluye.
Si un archivo falla
Revise tamaño, formato real y espacio disponible. Cambiar la extensión no convierte un archivo ni evita los controles. Si necesita más capacidad, consulte Timbres y capacidad. No retire documentos válidos sin revisar su política de conservación.
Compruebe el acceso del auditor
Verifique periodo y vencimiento antes de compartir. El enlace no requiere cuenta: quien lo recibe puede consultar lo permitido hasta que venza o se revoque. Revóquelo al terminar y guarde el expediente y sus índices para futuras comprobaciones.
Documentos de la ficha del cliente
Los adjuntos guardados en Clientes → Documentos tienen un flujo de borrado distinto del de evidencia retenida. Consulte Documentos del cliente y lea la confirmación antes de eliminar un archivo.