Portal de proveedores

Para qué sirveCopiar enlace a esta sección

Con el Portal de proveedores cada proveedor tiene su propia página, sin contraseña. Ahí se da de alta con los datos y documentos que usted pide, sube el XML y el PDF de cada factura y ve qué pasó con ella: si la aprobaron, su contrarecibo, la fecha en que se le paga y cuándo se le pagó.

Antes de que una factura llegue a su equipo, el portal la revisa: que sea para su RFC, que el SAT la tenga vigente, que el proveedor no esté en la lista 69-B, que el uso del CFDI, el método y la forma de pago, la moneda y la fecha cumplan sus reglas, que sus documentos estén vigentes y que no pase de lo pendiente de su orden de compra. El proveedor ve en ese momento qué está mal y cómo corregirlo, así que a usted solo le llega lo que ya pasó la revisión.

Está en el menú, en Gastos, y desde Proveedores con el botón Portal. Tiene tres pestañas: Facturas, Proveedores y Requisitos y reglas. Está disponible en los planes de pago.

Enciéndalo y diga qué pideCopiar enlace a esta sección

1. Abra Requisitos y reglas y encienda el portal con el interruptor de arriba. La primera vez se agregan la constancia de situación fiscal, la opinión de cumplimiento 32-D y la carátula del estado de cuenta.
2. Escriba un mensaje para sus proveedores (por ejemplo, qué días recibe facturas) y el correo para dudas de pagos.
3. En Para darse de alta, agregue lo que cada proveedor da una vez con Documento o Campo: un acta constitutiva, un poder, un contrato, o un dato como su número de proveedor. En Con cada factura, lo que debe acompañar a cada una, como una remisión o un entregable.
4. Para cada requisito elija si es obligatorio, a quién se le pide (todos, solo personas morales, solo personas físicas o solo servicios especializados) y cada cuánto vence. Un documento vencido no deja enviar facturas hasta que se renueva; siete días antes, y al vencer, le escribimos al proveedor.

En Conjuntos listos puede agregar de una vez Servicios especializados (REPSE) (registro REPSE, opiniones del IMSS e INFONAVIT, ICSOE, SISUB, contrato y, con cada factura, la nómina, el pago de cuotas y la declaración de IVA que pide el artículo 27 de la LISR) o Mercancía con orden de compra (la remisión con cada factura y la orden de compra obligatoria).

La constancia de situación fiscal y la opinión de cumplimiento 32-D se leen solas: si son del RFC del proveedor, la opinión es positiva y tienen menos de 30 días (la opinión) o tres meses (la constancia), se aprueban sin que nadie las abra. Si son de otro RFC, negativas o viejas, el proveedor ve el motivo al subirlas.

Las reglas de las facturas y del pagoCopiar enlace a esta sección

En Reglas de las facturas y del pago, debajo, decide:

• Si solo recibe facturas de proveedores con su alta aprobada.
• Si la orden de compra es obligatoria, opcional o no se usa, y la Tolerancia sobre la orden (%): cuánto puede pasarse una factura de lo pendiente de su orden y del precio y la cantidad de cada línea. Si la factura menciona su orden (por ejemplo OC-12), se elige sola.
• Pagar solo lo recibido: cada línea se compara también con lo que llegó al almacén (vea abajo).
• Hasta qué día del mes acepta facturas del mes anterior, los usos del CFDI, los métodos de pago y las monedas que acepta, si pide el PDF (si no, el proveedor puede omitirlo y Fiscalisto lo genera desde el XML) y si rechaza a quien esté en la lista 69-B.
• Si aprueba sola la factura que no tiene ninguna observación: el proveedor recibe su contrarecibo al momento.
• Los días de crédito, si se cuentan desde la factura o desde la aprobación, y qué días de la semana paga. Si ese día es festivo, el pago pasa al siguiente día hábil. Cada proveedor puede tener sus propios días de crédito en su ficha.

Toque Guardar reglas. Se aplican a las facturas que lleguen desde ese momento.

Factura, orden y recepciónCopiar enlace a esta sección

Cuando la orden de compra tiene productos, el portal compara cada concepto de la factura con su línea en la orden (por el código del proveedor, el producto o el nombre) y, con Pagar solo lo recibido, con lo que se registró como recibido en Inventario. Revisa:

• El precio de cada línea contra el de la orden.
• La cantidad contra lo pedido y lo recibido, sumando lo que ya se facturó antes en esa línea.
• El IVA de cada línea contra el de la orden.
• Lo que no está en la orden.
• El total de la factura contra sus conceptos con IVA: un cargo o impuesto de más (por ejemplo IEPS) cuenta como diferencia. Una retención baja el total y no cuenta.

Lo que pase de la tolerancia es una diferencia: la factura se puede aprobar, pero se paga solo lo acordado. En la factura, Contra la orden muestra cada línea con lo facturado, lo de la orden, lo recibido y la diferencia con IVA; el contrarecibo y el correo al proveedor dicen cuánto se paga. El proveedor lo ve antes de enviar la factura y en su portal.

Una diferencia se cierra sola cuando:

• Llega lo que faltaba por recibir.
• Llega la nota de crédito del proveedor relacionada a la factura (tipo de relación 01 o 03), por el portal o por la descarga del SAT.
• Llega una factura que la sustituye (relación 04). Esa factura nueva se compara por su cuenta.

Si la diferencia está bien, toque Aceptar diferencia en su línea, o Aceptar todas: se paga como se facturó, y Deshacer la vuelve a retener. Las diferencias abiertas también aparecen en la orden de compra.

Niveles de aprobaciónCopiar enlace a esta sección

En Requisitos y reglas, en Niveles de aprobación, toque Agregar paso para decidir quién aprueba cada factura antes de su contrarecibo. Cada paso tiene:

• Cuándo aplica: desde un monto, solo de ciertos proveedores, con o sin orden de compra y, si usa centros de costo, solo de algunos. Un paso que no aplica a una factura se salta.
• Quién aprueba: personas que elija, quien hizo la orden de compra (con personas de respaldo si la factura no tiene orden) o cualquiera que pueda revisar facturas. Con varias personas, elija si basta con una o si todas deben aprobar.
• Si tarda: recordar después de unos días a quien falta y escalar después de otros a quien elija, que desde ese día también puede aprobar.

Por ejemplo: un paso «Gerencia» para todas las facturas y otro «Dirección» desde $50,000. Con Cada paso lo aprueba una persona distinta, nadie aprueba dos pasos de la misma factura. Los pasos se aplican a las facturas que lleguen desde que los guarda; con pasos, Aprobar sola la factura sin observaciones ya no salta la aprobación.

A cada persona le avisamos por correo cuando una factura espera su paso, y la ve en Esperan mi aprobación. Si alguien sale de vacaciones, toque Registrar ausencia y elija quién aprueba por esa persona esos días; en el historial queda por quién aprobó.

En la factura, Aprobaciones muestra cada paso, quién lo aprobó y a quién espera. Regresar un paso quita la última aprobación. Quien configura el portal puede usar Aprobar todos los pasos para una urgencia; queda en el historial.

Invite a sus proveedoresCopiar enlace a esta sección

1. En Proveedores, toque Invitar.
2. En Por RFC, escriba el RFC y, si quiere, el nombre, el correo y sus días de crédito. En De los que ya le facturan elija de una vez a los que le facturaron en el último año.
3. Deje encendido Mandarles su enlace por correo y toque Invitar. Si no tiene su correo, copie el enlace en su ficha y mándeselo usted.

Cada proveedor entra con su enlace. Si un enlace llega a quien no debe, ábralo en su ficha y toque Cambiar enlace: el anterior deja de funcionar.

Lo que hace el proveedorCopiar enlace a esta sección

En su portal, el proveedor:

• En Mi alta escribe sus datos, sube cada documento y da la CLABE a la que se le paga; cuando tiene todo, toca Enviar mi alta.
• En Subir factura elige el XML y el PDF (si usted lo pide), la orden de compra si la hay y lo que pida con cada factura. Ve cada revisión mientras la sube y solo puede tocar Enviar factura cuando no hay nada en rojo. La factura entra a sus facturas recibidas con su PDF y sus documentos en la Evidencia.
• En Facturas ve cada factura con su estado, descarga su Contrarecibo y ve la fecha de pago o cuándo se pagó.
• En Complementos sube el complemento de pago de las facturas PPD que ya le pagaron. Le recordamos el plazo (el día 5 del mes siguiente al pago).

Revise el altaCopiar enlace a esta sección

En Proveedores verá el estado de cada alta y qué documentos faltan, esperan revisión o vencieron. Abra un proveedor para ver cada requisito, lo que Fiscalisto leyó de su constancia y su opinión, y aprobar o rechazar cada uno. Con Aprobar alta el proveedor puede enviar facturas; también puede rechazarla con el motivo, Suspender o Reactivar.

Cada cuenta bancaria, también la primera, espera a que la apruebe aparte con Aprobar cuenta, que le pide confirmar que es usted. Si el proveedor cambia la que ya tenía, se le sigue pagando a la anterior mientras tanto. Así nadie cambia la cuenta de un proveedor sin que usted lo vea.

Revise, apruebe y pague las facturasCopiar enlace a esta sección

En Facturas elija la vista: Esperan mi aprobación (si usa niveles de aprobación), Por revisar, Por pagar, Complementos, Pagadas, Rechazadas o Todas. Arriba ve cuánto debe, cuánto se paga esta semana y cuánto está vencido.

• Marque varias y toque Aprobar: cada una recibe su contrarecibo (folios seguidos) y su fecha de pago, y el proveedor un correo. Con Rechazar escribe el motivo, que el proveedor lee para corregirla.
• En Por pagar, Programar pago cambia la fecha y Marcar pagadas registra un pago que ya hizo en su banco, con su referencia. Fiscalisto no mueve el dinero.
• Abra una factura para ver cada revisión, los datos y archivos que mandó el proveedor y su historial. Regresar un paso deshace lo último y Ver en Facturas la abre entre sus facturas recibidas.

Para los permisos de su equipo, en Ajustes › Roles y permisos están en el área Portal de proveedores: ver el portal, revisar proveedores y sus facturas, programar y registrar pagos, y configurar el portal.

EjemploCopiar enlace a esta sección

Papelería del Centro le factura cada mes. Usted la invita por RFC; ella sube su constancia y su opinión de cumplimiento, que se aprueban solas, y su carátula con la CLABE. Usted aprueba su alta y su cuenta. El 10 de noviembre sube la factura A-120 por $11,600 con su orden OC-12; el portal la revisa con el SAT y contra la orden, y la manda. Usted la aprueba ese día: ella recibe el contrarecibo 1 con fecha de pago el viernes 27 de noviembre, porque tiene 15 días de crédito en su ficha y usted paga los viernes. El 27 la marca pagada; como es PPD, ella sube su complemento de pago en Complementos.

Si algo no funcionaCopiar enlace a esta sección

• El proveedor no puede enviar facturas: revise que su alta esté aprobada y que sus documentos no hayan vencido. En su portal ve qué le falta.
• Se paga menos que el total de la factura: tiene diferencias con su orden de compra o algo aún no se recibe. Ábrala y vea Contra la orden; acepte la diferencia, registre la recepción en Inventario o espere la nota de crédito.
• Una factura no pasa la revisión: el proveedor ve en rojo qué corregir (por ejemplo, que la factura es para otro RFC o que la forma de pago no corresponde al método). Si es por la orden de compra, revise lo pendiente de la orden en Órdenes de compra.
• El enlace ya no funciona: se cambió o el portal está en pausa. Abra la ficha del proveedor y copie el enlace vigente.