Viáticos y gastos de empleados: comprobación, aprobación y reembolso

Para qué sirveCopiar enlace a esta sección

Cuando alguien viaja o paga algo por la empresa, hay que juntar sus facturas, revisar qué se puede deducir, aprobarlo y dejar en cero lo que se le dio o se le debe. En Viáticos y gastos cada viaje (o cada mes de gastos de oficina) es una comprobación:

1. La persona agrega sus gastos, desde la app o desde su propio enlace en el celular, sin cuenta.
2. Fiscalisto revisa cada gasto contra la ley y contra su política, y le dice qué es deducible.
3. Quien aprueba la aprueba o la devuelve para corregir.
4. Se registra el anticipo, el reembolso o la devolución, y la comprobación se cierra.

Ábralo en el menú, en Gastos › Viáticos y gastos.

Antes de empezar: las personasCopiar enlace a esta sección

En Personas use Agregar persona y elija:

• Empleado: si ya está en Nómina, elíjalo en De la nómina y su nombre, RFC y correo se llenan solos. Sus viáticos van en su recibo de nómina.
• Por honorarios: sus facturas deben ir a nombre de la empresa para que sean deducibles (RLISR art. 57).

En Quién aprueba puede elegir a alguien con el permiso Aprobar comprobaciones; si lo deja en Cualquiera con el permiso, cualquiera que lo tenga puede aprobar. En Dónde trabaja escriba su ciudad: un viaje a menos de 50 km de ahí no es deducible como viáticos.

El enlace de la personaCopiar enlace a esta sección

Abra a la persona y use Crear enlace (o Ver enlace si ya tiene uno). Puede copiarlo o usar Mandar por correo. Desde ese enlace la persona abre sus comprobaciones, sube fotos y XML desde el celular y las envía a aprobar. Solo ve las suyas y no ocupa un lugar en su equipo.

Si el enlace se compartió por error, use Cambiar: el anterior deja de funcionar en ese momento. Apagar lo quita del todo, y Archivar a la persona también lo apaga.

Paso a pasoCopiar enlace a esta sección

1. Use Nueva comprobación, elija a la persona y si es Viaje o Gastos de oficina. En un viaje escriba el destino, la salida y el regreso, el motivo, y marque si es al extranjero. Use Abrir comprobación.
2. Si le da dinero antes del viaje, use Dar anticipo.
3. Agregue cada gasto con Agregar gasto:
   • Subir XML de la factura o foto del ticket: con el XML, la fecha, el monto, el proveedor y la forma de pago se llenan solos. Una factura a nombre de la empresa que aún no estaba en Recibidas se agrega ahí, para que cuente en Impuestos.
   • Elegir de las recibidas: le muestra las facturas que llegaron con su descarga del SAT en las fechas del viaje y que no están en otra comprobación.
   • Elija la categoría, cómo se pagó y, en alimentos, cuántas personas comieron.
4. Revise lo que dice cada gasto. Cuando todo está en orden, use Enviar a aprobar. La persona puede hacer lo mismo desde su enlace.
5. Quien aprueba la abre y usa Aprobar, o Devolver con lo que hay que corregir. Con Rechazar quita un gasto (no se paga ni se deduce); Incluir lo vuelve a poner. Quien la envió no puede aprobarla.
6. Al aprobarse queda Por liquidar: use Registrar reembolso si la empresa le debe, o Registrar devolución si le sobró dinero. Con el saldo en cero se cierra sola.

Si hay que corregir algo después de aprobarla, use Reabrir en el menú ⋯. Lo que se dedujo en Impuestos se quita hasta que se apruebe otra vez.

Lo que revisa FiscalistoCopiar enlace a esta sección

Esto aplica siempre, aunque su política diga otra cosa:

• Alimentos: hasta $750 al día por persona en México y $1,500 en el extranjero, y solo con la factura del hospedaje o del transporte del viaje; sin hospedaje, pagados con tarjeta (LISR art. 28 fr. V).
• Renta de auto: hasta $850 al día. El Hospedaje en el extranjero: hasta $3,850 al día, con el comprobante del transporte.
• Efectivo: un pago de más de $2,000, o cualquier gasolina en efectivo, no es deducible (LISR art. 27 fr. III).
• Restaurantes fuera de viaje: se deduce el 8.5%, y solo pagados con tarjeta (LISR art. 28 fr. XX).
• A nombre de quién: la factura debe estar a nombre de la empresa. En un viaje, la de un empleado también puede estar a su nombre (RLISR art. 57).
• Duplicadas y canceladas: una factura que ya está en otra comprobación, o que el SAT dice cancelada, no se deduce.
• Sin factura: un empleado puede dejar sin factura hasta el 20% del viaje (nunca hotel ni avión), hasta $15,000 al año, si lo demás se pagó con la tarjeta de la empresa. Para él sale exento; la empresa no lo deduce (RLISR art. 152).

Cada comprobación muestra cuánto es Deducible y cuánto no, y por qué.

La política de su empresaCopiar enlace a esta sección

En Política ponga sus propios topes por categoría, al día y por persona o por gasto, en México y en el extranjero. Un gasto que pase un tope no se rechaza: se marca para quien aprueba y, si lo pide la política, necesita una nota. También elige hasta cuánto acepta tickets sin factura, cuántos días hay para comprobar después del regreso y a quién le avisa por correo. Use Guardar política.

Con Impuestos, Nómina y ContabilidadCopiar enlace a esta sección

• Impuestos: al aprobarse, cada factura de la comprobación que está en Recibidas se deduce solo en la parte que permiten las reglas de arriba, y su IVA se acredita en la misma proporción. Los alimentos de un viaje se deducen completos (dentro del tope), no al 8.5%.
• Nómina: el siguiente recibo del empleado lleva la percepción 050 «Viáticos» (exenta lo comprobado; gravada lo que no) y la deducción 081 con lo que ya se le entregó. Un anticipo En la nómina se paga en el recibo como otro pago 003. Esos viáticos no se cuentan dos veces como gasto de nómina en su ISR.
• Contabilidad: lo que se le da a la persona y lo que comprueba pasa por la cuenta 107.01 «Funcionarios y empleados». Un anticipo o un reembolso la carga, una devolución la abona, y al aprobarse la comprobación se abona lo que la persona pagó: sus facturas que están en Recibidas pasan de bancos o la tarjeta a la persona, y los tickets y facturas que no están ahí se registran como viáticos. Lo pagado con la tarjeta de la empresa no pasa por ella. En el recibo de nómina, la 050 y el anticipo 003 se cargan a esa cuenta (no a sueldos) y la 081 se abona. Con la comprobación liquidada, la cuenta queda en cero.

Las facturas a nombre del empleado no llegan con la descarga del SAT de la empresa: para deducirlas en Impuestos, pida que salgan a nombre de la empresa.

EjemploCopiar enlace a esta sección

Juan viaja a Monterrey del 5 al 7 de octubre. Usted le da un anticipo de $2,000 por transferencia. Juan sube desde su enlace la factura del hotel por $3,000 y la de una cena de $900 que pagó con su tarjeta, y la envía. Fiscalisto marca la cena: pasa de $750 al día, así que se deducen $750, y pide una nota porque pasa la política. Ana la aprueba. La comprobación dice La empresa le debe $1,900; usted usa Registrar reembolso y se cierra.

Si algo no saleCopiar enlace a esta sección

• Si Enviar a aprobar no se puede usar, revise lo que dice en rojo: faltan las fechas del viaje, un gasto o la nota de un gasto que pasa la política.
• Si la persona dice que su enlace no funciona, ábrala en Personas y use Mandar por correo, o Cambiar para darle uno nuevo.
• Si no aparece una factura en Elegir de las recibidas, revise que su fecha esté dentro del viaje (o unos días antes o después) y que no esté en otra comprobación; también puede subir su XML.