Lleve sus pedidos de la venta al cobro

Un pedido es lo que su cliente le compra: los conceptos, su orden de compra y cuándo lo espera. Desde el pedido entrega (con su remisión), factura y ve lo que ya le pagaron. Un pedido no es un CFDI: cada factura que sale de él sí lo es.

Cree un pedidoCopiar enlace a esta sección

1. En Facturas › Pedidos, elija Nuevo pedido. Otra forma: en Cotizaciones, abra una cotización y elija Convertir en pedido (queda aceptada y el pedido, confirmado).
2. Elija al cliente de Clientes: la factura sale a su nombre.
3. Escriba Su orden de compra, la Entrega estimada, los Días de crédito y qué Se factura: Lo entregado (cada factura lleva lo que ya salió) o Lo pedido (todo desde el inicio, por ejemplo con pago por adelantado).
4. Agregue los conceptos. Los productos salen del almacén con cada entrega; los servicios no se entregan, solo se facturan.
5. Elija Confirmar pedido. Mientras no lo confirme, queda como Borrador y se guarda solo.

Con inventario, al confirmarlo se aparta lo pedido en el almacén de su sucursal: nadie más lo vende mientras tanto.

Siga su avanceCopiar enlace a esta sección

Facturas › Pedidos muestra los abiertos con su cliente, la entrega estimada, cuánto se entregó y cuánto se facturó. Un pedido que pasó su fecha sin entregarse sale como atrasado. El estado se lleva solo con lo que pasa: Confirmado, Entregado en parte, Entregado, Facturado, Cobrado, Cerrado o Cancelado.

Además, cada negocio pone sus propios pasos con Etapas (por ejemplo «Por empacar» o «En ruta»): elija un color y si Su cliente la ve en su enlace. Cambie la etapa de un pedido en su página.

Al abrir un pedido ve la cadena Cotización › Pedido › Entregado › Facturado › Cobrado, cada concepto con lo pedido, lo entregado, lo facturado y lo Disponible en el almacén, sus entregas, sus facturas con su saldo y el Historial, donde su equipo deja comentarios.

Entregue con su remisiónCopiar enlace a esta sección

1. En el pedido, elija Registrar entrega.
2. Revise cuánto sale de cada producto (de inicio, todo lo que falta), la fecha, el transporte y la guía.
3. Si ya sabe quién recibe, escriba su nombre en Recibió. Marque Mandarle la remisión a su cliente por correo si quiere que le llegue.

La mercancía sale del almacén con la entrega, no con la factura. Cada entrega tiene su remisión (REM-1, REM-2…) en PDF con lo pedido, lo entregado antes y lo de esta vez, y una línea para la firma de quien recibe. Si se equivocó, Cancelar entrega regresa la mercancía al almacén.

Si en Ajustes › Opciones de inventario eligió no vender sin existencias, no puede entregar más de lo que hay. Cuando falta mercancía, el pedido lo avisa y ofrece Comprar lo que falta: hace las órdenes de compra en borrador, una por proveedor, ligadas al pedido.

Facture lo entregadoCopiar enlace a esta sección

1. En el pedido, elija Facturar.
2. Revise las cantidades. Con Lo entregado, marque Facturar también lo que aún no se entrega si lo necesita.
3. Si vende en mostrador y factura antes de entregar, marque Al timbrarla, registrar también la entrega de lo que lleva.
4. Elija Preparar factura: se abre el editor con los datos fiscales de su cliente, la nota «Pedido PED-…» y su orden de compra. Revísela y timbre.

Puede facturar un pedido en varias partes. Si cancela una de sus facturas, lo que llevaba se puede volver a facturar. El pedido queda Cobrado cuando sus facturas se pagan (con su complemento de pago o al conciliar su banco).

Comparta el pedido con su clienteCopiar enlace a esta sección

Elija Mandar para Mandar por correo (con el PDF), WhatsApp o Copiar enlace. En su enlace, su cliente confirma el pedido con Sí, el pedido es correcto, ve cada entrega y la firma con Ya lo recibí, descarga sus remisiones y abre sus facturas. A usted le llega el aviso cuando lo confirma. El botón para cambiar el enlace hace que el anterior deje de funcionar.

Avisos de precioCopiar enlace a esta sección

Si un concepto se vende abajo de su costo, o más de 20 % abajo de su precio de lista, o en una cantidad muy distinta de la que se vende normalmente, el pedido lo marca para que lo revise antes de entregar.

Cierre, cancele o reabraCopiar enlace a esta sección

En Más:

• Ya no se entregará lo pendiente: el pedido queda con lo que ya se entregó y se libera lo apartado.
• Cerrar pedido: lo da por terminado aunque quede algo pendiente.
• Cancelar pedido: solo sin entregas ni facturas; borra sus facturas en borrador y libera lo apartado.
• Reabrir: un pedido cerrado o cancelado vuelve a estar abierto.
• Duplicar hace un pedido nuevo con los mismos conceptos y cliente.

EjemploCopiar enlace a esta sección

Su cliente le manda su orden de compra OC-778 por 100 piezas. Crea el pedido, lo confirma y le manda el enlace. Hoy entrega 60 (REM-1, firmada por quien recibe) y factura esas 60. La semana siguiente entrega las 40 restantes y factura de nuevo. Cuando su cliente paga las dos facturas, el pedido queda Cobrado.

Si algo no cuadraCopiar enlace a esta sección

• No aparece Registrar entrega: el pedido está en borrador (confírmelo) o ya no le queda mercancía por entregar; los servicios solo se facturan.
• Facturar no trae nada: el pedido se factura Lo entregado y aún no registra una entrega. Registre la entrega, o marque Facturar también lo que aún no se entrega.
• No puede cancelar el pedido: ya tiene entregas o facturas. Cancele primero esas entregas (y las facturas, en Facturas), o use Ya no se entregará lo pendiente.
• Su cliente dice que el enlace no funciona: mándeselo otra vez con Mandar; si cambió el enlace, el anterior ya no sirve.