FISCALISTO / AYUDA
Recuerde sus cobros automáticamente
Elija cuándo les escribe a sus clientes que le deben y qué les dice; se detiene solo cuando le pagan.
Antes de empezar
Revise que sus clientes tengan correo en Clientes. A quien no tenga correo no se le escribe; en Próximos envíos aparece como Sin correo. Para cambiar estos ajustes necesita el permiso de enviar facturas.
Paso a paso
- Abra Ajustes › Cobranza automática. También llega desde Cuentas › Por cobrar con el botón Cobranza automática.
- En Días de crédito escriba cuántos días después de su fecha vence una factura. Las facturas no traen fecha de vencimiento, así que se cuenta desde su fecha. Una PUE marcada Se paga este mes vence el último día de su mes.
- En Avisos deje o cambie los días en que se le escribe: por ejemplo 3 días antes, el día que vence, y 7, 15 y 30 días después. Con Agregar aviso suma otro; con la x de cada uno lo quita.
- Si quiere seguir escribiendo después del último aviso, llene Después del último aviso, repetir cada.
- Revise Qué dice cada correo: hay un texto para antes de que venza, el día que vence, ya vencida y Gracias por su pago. Las palabras entre llaves, como
{facturas}o{saldo}, se cambian por los datos de cada cliente. - Revise Próximos envíos: ahí ve a quién le llegaría un correo en las próximas dos semanas, cuánto debe y, si no se le manda, por qué. Con Enviarme una prueba le llega a usted el correo de ese cliente, no al cliente.
- Encienda Cobranza automática, pulse Guardar y confirme con Encender.
Los correos salen alrededor de las 8 de la mañana, hora del centro de México. A cada cliente le llega un solo correo con todo lo que debe, aunque varias facturas lleguen a su aviso el mismo día.
Cuándo se detiene
No tiene que apagar nada cuando le pagan. Una factura deja de recordarse en cuanto se cierra:
- llega el complemento de pago;
- concilia el depósito en Conciliación bancaria;
- la marca Ya me pagaron;
- emite una nota de crédito que la cubre, o
- se cancela.
Si su cliente le avisa de un pago desde su portal, esa factura no se le recuerda mientras usted no confirme el pago. Si dejó encendido Agradecer el pago, cuando se paga una factura que se recordó le llega Gracias por su pago.
Ajuste cada cliente
En Clientes, abra el cliente y pulse Editar:
- Días de crédito (opcional): los días de ese cliente. Vacío, usa los de la empresa.
- Cobranza automática: Recordarle o No recordarle.
- Pausar hasta…: no se le escribe hasta ese día, por ejemplo si acordó una fecha de pago.
Opciones del correo
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Incluir el enlace a su portal | Su cliente ve sus facturas, las descarga y le avisa de un pago. |
| Adjuntar siempre el estado de cuenta en Excel | El Excel va en cada correo. Con muchas facturas va siempre. |
| Agradecer el pago | Manda Gracias por su pago cuando se paga lo que se recordó. |
| Mandar copia a (opcional) | Hasta 5 correos, por ejemplo de quien lleva la cobranza. |
| Las respuestas llegan a (opcional) | Vacío, a quien guardó los ajustes. |
| Solo de lunes a viernes | Lo que tocaba en fin de semana sale el lunes. |
| Esperar entre correos al mismo cliente (días) | Aunque otra factura llegue a su aviso, no se le escribe antes. |
| No escribir si debe menos de (opcional) | No se le escribe a quien debe menos de ese monto. |
| Solo facturas desde (opcional) | Deja fuera las facturas viejas que ya cobró por fuera. |
Ejemplo
Con 30 días de crédito y los avisos de 3 días antes, el día y 7 días después, una factura del 1 de marzo vence el 31 de marzo. Su cliente recibe un correo el 28 de marzo, otro el 31 y otro el 7 de abril. Si el complemento de pago llega el 2 de abril, ya no recibe el del 7.
Compruebe el resultado
En Enviados, al final de Ajustes › Cobranza automática, ve los últimos correos, si ya se pagó lo que listaban, si rebotó y si su cliente lo abrió. También aparecen en Cuentas › Por cobrar como enviados por Cobranza automática.
Si algo no funciona
- Sin correo: agregue el correo del cliente en su ficha.
- No se le recuerda: en su ficha está No recordarle.
- Ya se le escribió hace poco: espera los días de Esperar entre correos al mismo cliente (días).
- Si una factura ya pagada sigue apareciendo, revise que su complemento o su depósito estén en la app. Mientras siga abierta en Cuentas, se sigue recordando.
También puede recordar a mano a un cliente desde Cuentas: vea Pida complementos y recuerde adeudos.