FISCALISTO / AYUDA
Reciba las facturas de sus proveedores por correo
Una dirección de su empresa para que sus proveedores le envíen sus XML y PDF, que se agregan solos a sus facturas recibidas.
Para qué sirve
Muchos proveedores le mandan su factura por correo apenas la timbran. Con Facturas por correo, su empresa tiene una dirección propia, como facturas-k7q2x9m4ab@fiscalisto.com, que puede dar a sus proveedores o anotar en sus portales de facturación. Cada XML que llega se agrega a sus facturas recibidas en segundos, sin esperar a la descarga del SAT, y el PDF del proveedor se guarda junto a su factura.
Cree su dirección
- Abra Facturas por correo en el menú, en Gastos. También llega desde Proveedores con el botón Facturas por correo.
- Toque Crear dirección. La dirección aparece arriba con Copiar para pegarla donde la necesite.
- Désela a sus proveedores o escríbala como correo de recepción en sus portales.
Para crearla, pausarla o cambiarla se necesita el permiso de descargar del SAT; para ver lo que llegó basta con poder ver las facturas recibidas.
Qué pasa con cada correo
- Se leen los XML sueltos y los que vengan dentro de un ZIP, hasta 1,000 por correo.
- Solo se guardan los CFDI timbrados emitidos a un RFC de su empresa. Si la factura la emitió su propia empresa, se guarda como emitida. Una constancia de retenciones va a Retenciones.
- Cada factura nueva se verifica con el SAT. Si el SAT no la encuentra o está cancelada, la factura lo dice. Una factura recién timbrada puede tardar hasta 72 horas en aparecer en el SAT; esas se verifican de nuevo en la revisión nocturna.
- Si la factura ya estaba (por ejemplo, por la descarga diaria del SAT), no se duplica.
- El PDF se guarda en la Evidencia de su factura. Si llega un PDF sin su XML, queda en el correo para que lo descargue y pida el XML; cuando el XML llegue después por correo, el PDF pasa solo a la Evidencia de esa factura. Los PDF usan el espacio del plan, como los demás archivos de su empresa; los XML no.
Su proveedor no recibe respuesta: todo se ve en Correos recibidos. Abra un correo para ver qué pasó con cada archivo y vaya a la factura con Ver factura.
Pausar o cambiar la dirección
Pausar rechaza los correos hasta que toque Reanudar; el remitente recibe un aviso de que no se entregó. Cambiar dirección crea una nueva y la anterior deja de recibir en ese momento. Úselo si recibe correo no deseado o si un antiguo proveedor ya no debe enviarle nada, y avise a sus proveedores la dirección nueva.
Ejemplo
Su proveedor de papelería le envía un correo con un ZIP que trae A-120.xml y A-120.pdf. En Correos recibidos verá una línea con «1 agregada»; al abrirla, A-120.xml dice Agregada a Facturas y A-120.pdf dice PDF guardado con su factura. La factura aparece en Facturas como recibida, con su PDF en la Evidencia y su estado del SAT.
Si un archivo no se agregó
- No es de esta empresa: el XML es para otro RFC. Revise que su proveedor facture al RFC correcto. Si su empresa aún no tiene RFC registrado, agréguelo en Ajustes › Datos fiscales o con su e.firma.
- No es un CFDI timbrado: el XML no tiene folio fiscal (es un borrador) o no se pudo leer. Pida el XML timbrado.
- Llegó el PDF sin XML: el PDF no basta para su contabilidad. Descárguelo con PDF y pida el XML; si se lo reenvían a la misma dirección, el PDF se une a su factura. Si ya está timbrado, la descarga del SAT también traerá la factura.
- Demasiado grande: un XML de más de 4 MB, un PDF de más de 20 MB o un correo de más de 25 MB. Pida que lo envíen en partes.
Si no ve un correo, confirme que la dirección esté Recibiendo y que su proveedor la escribió completa.